A GDPR és az adatvédelmi jogszabályi keretrendszer egyik leginkább félreértett szereplője az adatvédelmi tisztviselő, vagyis a DPO (angolul data protection officer) – annak ellenére, hogy a gyakorlatban számos szervezet számára kötelező DPO-t kijelölni. Például:
- közfeladatot ellátó intézmények (önkormányzati, állami cégek),
- egészségügyi szolgáltatók, klinikák,
- biztonságtechnikai cégek,
- biztosítók, bankok,
- szenzitív információk tárolását biztosító szolgáltatók (pl. egyes felhőszolgáltatók, irattárolással foglalkozó vállalkozások),
- vagy olyan vállalkozások, amelyek rendszerszintű megfigyeléssel foglalkoznak (például: egyes biztonsági vagy értékeléshez használt szoftveres megoldások szolgáltatói).
Ennek ellenére sok szervezetnél jogszabályellenesen vagy a feladatai megfelelő ellátását a kezdetektől gyakorlatilag lehetetlenné téve nem történik a DPO kijelölése, ami komoly bírságkockázatot jelent.
Az alábbiakban öt tipikus hibát mutatunk be, amelyek az adatvédelmi tisztviselők kijelölése és működése során gyakran előfordulnak – kiegészítve azzal, hogy hogyan kerülhetők el.
1. Nincs DPO vagy összeférhetetlen
A GDPR egyértelműen előírja, hogy függetlenül kell ellátnia feladatát, nem utasítható és nem sújtható szankcióval azért, mert kellemetlen vagy kockázatos kérdésekre hívja fel a figyelmet.
🔴 Sok esetben viszont a DPO a cég ügyvezetője, jogi, IT vagy HR igazgatója kerül kijelölésre, aki nem tud függetlenül fellépni, vagy olyan külső szolgáltató (pl. egyéb ügyek kapcsán is megbízott IT szolgáltató), amely a DPO tevékenységgel összeférhetetlen tevékenységet folytatna.
✅ Megoldás: Kijelöléskor figyelni kell az összeférhetetlenségre – a DPO ne legyen vezető beosztású, és ne ő felügyelje a saját munkáját
2. A DPO nem látja át megfelelően a szervezet működését
🔴 A GDPR szerint a DPO-t szükséges bevonni az adatkezelést érintő kérdésekbe, így a DPO tanácsát ki kell kérni például új adatkezelési folyamat, munkavállalók megfigyelésével járó új megoldás, vagy személyes adatokat kezelő új partnerrel történő szerződéskötés esetén. Ennek ellenére sok cégnél csak utólag, „az aláírásnál” kerül a DPO elé egy-egy projekt vagy adatvédelmi kérdés, vagy a DPO nem látja át megfelelően az üzleti, szervezeti szempontokat, „mindenre nemet mondó ember” szerepében marad, aki nem tudja megfelelően garantálni az adatvédelmi megfelelést az üzleti és szervezeti szempontok megfelelő figyelembevétele mellett.
✅ Megoldás: A DPO-t a tervezési fázisban be kell vonni – például új IT rendszer, munkavállalói nyilvántartás vagy promóció előtt.
3. Csak „papíron” van DPO – a napi működésben láthatatlan
🔴 Sok szervezet kijelöl ugyan adatvédelmi tisztviselőt, de valójában semmilyen tényleges szerepe nincs. Például: az ügyvezető vagy egy adatvédelmi kérdésekben kevéssé jártas munkatárs kerül kijelölésre DPO-ként. Az ilyen esetekben gyakran az adott cég vagy szervezet munkavállalói sincsenek tisztában a DPO szerepével, és hogy milyen kérdésekben fordulhatnak hozzá.
✅ Megoldás: Érdemes tapasztalt DPO-t kijelölni, és a szervezeten belül is kommunikálni annak szerepét, elérhetőségét, és hogy mikor érdemes hozzá fordulni.
4. Az incidensek túl későn, vagy egyáltalán nem jutnak el hozzá
🔴 Előfordul, hogy adatvesztés, a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés vagy téves címzett részére történő e-mail küldés, hackertámadás okán az adott szervezetnél adatvédelmi incidens következik be, de a DPO erről csak utólag értesül – vagy egyáltalán nem, így nem tud megfelelően segítséget nyújtani.
✅ Megoldás: Legyen megfelelően dokumentált incidensbejelentési folyamat, és képzés a dolgozóknak, amely kitér arra, hogyan kezelendők az adatvédelmi incidensek, és hogy mikor szükséges a DPO-t megkeresni.
5. A DPO szerepe nem mindig illeszkedik a belső folyamatokhoz
🔴 A DPO-nak napi feladatai során gyakran kell együttműködnie az adott területek felelőseivel, egyes kérdésekben illetékes munkatársakkal, így megfelelően „szót kell értenie” az IT, a HR vagy a Marketing területek szakértőivel, az ő szemszögükből is meg kell értenie például egy új IT, egy HR adatbázis bevezetésének vagy egy promóciós oldal indításának üzleti, szakmai szempontjait, és azokra is tekintettel kell az adatvédelmi követelményeket megfelelően tolmácsolnia, ellenkező esetben a DPO gátolni, és nem segíteni fogja a szervezet működését.
✅ Megoldás: Olyan DPO-t válasszunk, aki ismeri az adott iparág működését, tevékenység sajátosságait, és gyakorlatiasan tud tanácsot adni.
Hogyan segíthetnek DPO-ként a SimpLEGAL adatbiztonsági és adatvédelmi szakjogászi végzettséggel is rendelkező szakértői?
- Tapasztalt, gyakorlatias DPO-ként tudunk eljárni magyar, angol és német nyelven.
- Ismerjük a közfeladatot ellátó szervezetek, egészségügyi szolgáltatók, oktatással, képzéssel foglalkozó szervezetek, technológiai cégek és egyéb szervezetek igényeit.
- Segítünk a megfelelésben, az adatbiztonság növelésében és hatósági eljárás során is.
📞 Kérjen ingyenes előzetes DPO-konzultációt egyszerűen, csak írjon egy rövid e-mailt nekünk: daniel.necz@simplegal.eu
👉 Ne várja meg, amíg a hibából hatósági eljárás, adatvédelmi bírság kiszabása következne – a DPO nem csak jogi, hanem üzleti és szakmai biztonságot is nyújt.
