Akár a munkavállaló otthonába történő kiszállással vagy videókamera útján is ellenőrizheti a munkáltató a home office-ban dolgozó munkavállaló munkavégzését? Home office-ban hogyan alakul a munkavállalói rendelkezésre állása? Kötetlen-e a munkaidő, a túlórák elszámolására számíthat-e a munkavállaló? Lehet akár egy parkban ülve, nyilvános WI-FI hálózaton keresztül is dolgozni? Home office esetén munkabalesetnek számít-e az otthoni baleset? A magyar jogrend ezekre a kérdésekre nem feltétlenül ad egyértelmű választ, ezért céges belső szabályozás nélkül ezekben a kérdésekben nehéz vagy lehetetlen dönteni. Magyarországon a home office-szal ma a munkáltató és a munkavállaló is a jogszabályi senki földjére tévedt. Éppen ezért a home office szabályzat kialakítása egyre elterjedtebb megoldássá válik a cégek gyakorlatában, amely különösen igaz a világjárvány okozta helyzetben.
A munka világában a járványhelyzet okozta trendváltás nyomán egyre több problémát okoz, hogy a Munka Törvénykönyve nem ismeri a home office fogalmát. A home office a gyakori értelmezéssel ellentétben ugyanis nem azonos a Munka Törvénykönyvében meghatározott ún. távmunkavégzéssel. A távmunkavégzés ugyanis rendszerességet és specifikus helyen történő munkavégzést, valamint egyfajta atipikus munkaszerződést is feltételez. A home office ezzel szemben jellemzően eseti munkavégzési forma, helyszíne is lehet változó, végezhető tipikus munkaszerződések keretében is és számos hasonlóságot mutat a munkavégzés „hagyományos” vagy „offline” formájával. A két kategória legjellemzőbb közös pontja lehet a gyakorlat szempontjából, hogy a munka akár részben a munkavállaló otthonában vagy az általa választott más helyen is végezhető lehet a munkáltató által biztosított eszközök és számítógépes programok segítségével. A nehézséget, illetve a tisztázatlanságot jogi felelősség szempontjából az jelenti és növeli a helyzetben, hogy tekintettel a munkáltató és a munkavállaló közötti jellemző távolságra és a munkavégzés eseti jellegére, ellenőrzésére, a munkavégzéshez használt erőforrások biztosítására, az adatvédelmi és a munkavédelmi szempontok a home office esetében jóval inkább kiemelt súllyal bírnak.
A fenti kérdések és a home office gyakorlati megvalósítása kapcsán számos bizonytalanság adódhat, amelyek túlmutatnak a puszta informatikai szempontokon, ezért a helyzet rendezése érdekében a munkáltatóknak mindenképp ajánlott nulladik lépésként egy belső szabályzatot készíteniük és kihirdetniük, amelyben a home office hivatalos bevezetése mellett döntenek a munkahelyen. De mit is tartalmazzon a home office szabályzat? A home office szabályzatnak először is javasolt meghatároznia azon területeket és munkaköröket, ahol a munkavégzés home office keretében folytatható, valamint a munkaidő azon tartalmát, amely home office-ban végezhető. Kulcsfontosságú emellett, hogy a home office szabályzat meghatározza a munkavégzéshez használható eszközök és programok körét, valamint, hogy a munkavállaló pontosan milyen módon tartsa a kapcsolatot a munkáltatóval és a munkatársakkal munkavégzés céljából (kereshetik-e például éjjel 1-kor WhatsAppon). A home office-ban való munkavégzés pontos munkaterületének lehatárolása mind a munkavállalónak, mind a munkáltatónak kellő biztonságot adhat az esetleges balesetek és az azzal kapcsolatos viták megelőzése tekintetében – ehhez jó megoldás lehet egy munkaterületről készült fénykép benyújtása az otthoni irodai sarokról vagy asztalról.
Rendkívül fontos a munkavégzés munkáltató általi ellenőrzése szabályainak lefektetése is összhangban a hatályos munkajogi és adatvédelmi jogszabályokkal, amelyben a munkáltatónak a lehetőségekhez mérten tekintettel kell lennie a munkavállalóval egy háztartásban élők személyiségi jogaira is. Így a munkáltatónak már előzetesen, a home office bevezetése előtt áttekinthető képet kell adnia azon szabályokról, illetve tilalmakról, amelyek betartására a munkáltatói ellenőrzés szolgál. Az Európai Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) hatályba lépésével rendkívül hangsúlyossá vált és bírság kockázatával fenyeget, ha a munkáltató által alkalmazott ellenőrzési megoldásokról és lépésekről, valamint az ellenőrzés során kezelt adatok köréről a munkavállaló nem kap előzetesen megfelelő tájékoztatást.
A XXI. századi munka világában a home office szabályzatban kifejezetten javasolt a betartandó kibervédelmi, adatbiztonsági szabályokra és jó gyakorlatokra is kitérni. A munkáltató saját üzleti titkait, bizalmas információit és jóhírnevét kockáztatja azzal, ha a munkavállalók számára nem világos, hogy a home office keretében miben változik az informatikai eszközhasználat az irodában végzett munkához képest, valamint, hogy milyen adatbiztonsági kockázatokkal szembesülhetnek a munkavállalók és mit kell tenniük, hogy elkerüljék azokat. E körbe tartozhatnak például a jelszókezeléssel, magáncélú eszköz- és applikációhasználattal, valamint a munkavégzés helyének megválasztásával kapcsolatos, a XXI. században húsba vágó adatbiztonsági kockázatok és azok kezelése.
A home office szabályzatban a modern munkáltató címére pályázóknak arra is érdemes tippeket adniuk, hogy a home office-ban a munkavállalók hogyan őrizhetik meg jobban motivációjukat, valamint hogyan birkózhatnak meg a home office keretében gyakran tapasztalt figyelemvesztéssel, a magánélet és a munkavégzés elválasztásának nehézségeivel.
Javasolt a home office szabályzatban arra is kitérni, hogy a munkavállalók az esetleges kérdéseikkel, panaszaikkal, problémáikkal melyik területhez, illetve a munkáltatói szervezeten belül mely személyekhez fordulhatnak, illetve mely egyéb szabályzatban vagy egyéb belső anyagban találhatnak bővebb információkat.
A home office szabályzat biztonságot ad mind a munkavállalónak, mind a munkáltatónak. A munkavállaló tudja, hogy pontosan milyen szabályokat kell betartania és pontosan mikor, milyen esetekben és milyen körülményekért tartozik felé felelősséggel a munkáltató. A munkáltató észszerűen és mindkét fél érdekében korlátozhatja felelősségét, és professzionálisabban fókuszálhat a biztonságos munkakörnyezet, valamint munkavégzés technikai feltételeinek biztosítására.
A borítókép forrása: Pixabay
